Architettura dell’informazione

L’architettura dell’informazione consiste nell’organizzazione semantica e logica di ambienti informativi, sia fisici sia digitali, e serve a rendere i servizi pubblici più facili da trovare, da capire e da usare. Una buona architettura dell’informazione aiuta le persone a comprendere ciò che le circonda e a trovare ciò che cercano, sia online che offline. Lavorare su questo ambito implica una seria riflessione sulla struttura dell’informazione e sul linguaggio. L’architettura dell’informazione è più efficace se è progettata intorno ai reali bisogni delle persone: per questo si parla di user-centered design.

Nel corso dei prossimi mesi pubblicheremo, secondo roadmap, alcuni approfondimenti relativi a tutti i principali temi legati all’architettura dell’informazione e in particolare: la prototipazione, attraverso il wireframing e l’interactive wireframing; le strutture di navigazione; le logiche di classificazione dei contenuti e le relazioni tra contenuti; la progettazione di interazioni specifiche come la home page di un sito web e la pagina di ricerca.

L’ambito

Per progettare l’architettura dell’informazione di un ambiente informativo è necessario analizzare:

  • gli utenti
  • i contenuti
  • il contesto

Il processo di progettazione dell’architettura dell’informazione di un sito web parte dall’analisi degli utenti, del contenuto del sito e del contesto nel quale si opera. Questo processo porta all’individuazione dei contenuti imprescindibili del progetto web.

Architettura dell'informazione

Architettura dell’informazione

Progettare l’architettura dell’informazione significa soddisfare i bisogni degli utenti, creando contenuti utili e rilevanti che possano adattarsi al contesto di fruizione. Grazie alla ricerca sugli utenti e all’analisi del contesto, è possibile definire le funzioni principali del sito e di ogni sua pagina. I contenuti diventano quindi parte integrante del servizio all’utente.

Ecco, a titolo di esempio, alcune delle macro funzioni tipiche di un sito pubblico:

  • identificare l’utente
  • consentire la prenotazione/iscrizione
  • consentire il pagamento (e più in generale, scambiare denaro)
  • informare, regolamentare
  • interagire, comunicare con l’utente
  • archiviare/conservare informazioni
  • proporre un lavoro a persone e aziende
  • autorizzare l’utente a fare qualcosa

Gli utenti

L’analisi delle esigenze informative e dei comportamenti di navigazione degli utenti contribuisce alla progettazione di un’efficace architettura dell’informazione. Per analizzare il tipo di pubblico del sito web è necessario definire:

  • i target principali a cui si rivolge l’informazione o il servizio
  • i bisogni, ovvero le necessità informative e operative degli utenti
  • le principali attività che gli utenti intendono effettuare

È bene prendere decisioni sulla base dell’analisi dei dati riferiti all’utente in particolare i dati statistici di navigazione sul sito per comprendere il comportamento dell’utente la realizzazione di interviste e altri metodi di analisi qualitativa l’esperienza e la competenza generale di navigazione dell’utente target.

Il contenuto

Per contenuto si intendono le informazioni veicolate da documenti, applicazioni, servizi e metadati che si trovano all’interno del sito web o che verranno creati in futuro. Per analizzare il contenuto disponibile e per progettare i contenuti da sviluppare è necessario definire:

  • i documenti/dati disponibili
  • le tipologie dei documenti/dati
  • l’oggetto dei contenuti disponibili
  • l’aggiornamento dei documenti disponibili
  • la quantità dei contenuti disponibili
  • le strutture esistenti
  • l’ownership dei contenuti
  • i metadati
  • i formati
  • il tasso di crescita previsto

Spesso l’esito di questa analisi determina quella che viene definita una gap analysis, che evidenzia i contenuti presenti attualmente sul sito e quelli che dovranno essere prodotti / modificati / eliminati nella nuova versione del sito.

Il contesto

Nella progettazione di un sito web, l’architettura dell’informazione deve necessariamente adattarsi al contesto di riferimento, per essere coerente con gli obiettivi, la strategia e la “cultura” dell’organizzazione. Per analizzare il contesto è necessario quindi considerare e definire:

  • Gli obiettivi strategici dell’Amministrazione
  • Le risorse economiche disponibili
  • Le direttive/norme vigenti che vincolano il progetto
  • la “cultura” dell’amministrazione, intesa anche come la propensione al cambiamento
  • l’ambito tecnologico
  • le risorse umane coinvolte nel progetto, e le loro competenze tecniche
  • i limiti operativi, relativi ad esempio alla logistica, alla sicurezza

Dai bisogni degli utenti alle funzioni di un servizio digitale

La progettazione dell’architettura dell’informazione di un ambiente digitale si fonda su alcune conoscenze relative al contesto e alle persone che usano il servizio, che possono essere sintetizzate in alcuni strumenti operativi, descritti nella sezione dedicata al service design:

  • personas: profili verosimili di utenti del servizio delineati in base ai risultati della ricerca, rappresentativi di un gruppo di utenti (approfondisci: Kit Personas);
  • user stories e scenari (azioni e circostanze in cui l’utente si trova a prendere decisioni e a effettuare scelte che lo portano a interagire con l’ambiente e le informazioni per raggiungere un obiettivo);
  • journey map (rappresentazione del percorso compiuto dall’utente interagendo con i touchpoint fisici o digitali del servizio, elaborate a partire da personas e user stories).

Questi elementi ci aiutano a concentrarci sugli utilizzatori del servizio, assumere il loro punto di vista e avere una lista chiara dei loro bisogni (evidenziando priorità e possibili criticità).

Le funzioni di un sito o di un servizio digitale

I siti web non sono tutti uguali, e il motivo è che assolvono a funzioni diverse: alcuni hanno come scopo principale vendere un prodotto, altri servono ad aggiornare l’utente con notizie dell’ultim’ora, altri ancora consentono di consultare l’estratto conto bancario o la propria posizione pensionistica. Analizzando le funzioni dei siti web è possibile raggrupparli in famiglie o tipologie di siti.

Quello di “funzioni narrative” è un concetto che l’architettura dell’informazione mutua dalla teoria del testo, dalla semiotica e dalla linguistica ed è molto utile per mettere a fuoco su cosa deve puntare il nostro sito e a quale famiglia di siti deve ispirarsi. Le “funzioni” non sono altro che le azioni principali che gli utilizzatori del sito web (le personas descritte in precedenza) vogliono o devono compiere.

Stabilire le priorità

Dopo aver capito il concetto di funzioni, il gioco è tutto nell’avere un forte senso delle priorità. Se siamo bravi a chiarire le due o tre funzioni principali del nostro sito, il lavoro di progettazione procederà spedito ed eviteremo errori grossolani o fraintendimenti. Per esempio: se la funzione principale di un sito web è permettere la consultazione di un vasto catalogo di open data, la progettazione del motore di ricerca dovrà avere estrema importanza sia in termini di user experience sia in termini di investimenti tecnologici.

Avere le idee chiare sulle funzioni che dovrà avere il nostro sito ci permette anche di individuare due o tre siti web “giusti” da analizzare e da cui trarre ispirazione senza disperdere energie nella consultazione di decine di siti o app. Trovare i giusti esempi da analizzare può portare a risparmiare diversi giorni o anche settimane nel processo di progettazione.

Definire la funzione principale

Lo sforzo linguistico necessario per esprimere in un’unica frase quale sia la funzione principale del servizio che si sta realizzando è il modo più efficace per non perdere di vista l’obiettivo nelle successive fasi di progettazione. Sarà anche un utile criterio per valutare l’efficacia del lavoro, una volta terminato.

Per esempio, applicando questo metodo al sito OpenCantieri potremmo dire che la funzione principale a cui assolve il sito è presentare un’informazione aperta, completa e aggiornata sul processo di realizzazione delle infrastrutture pubbliche.

Individuare le funzioni a partire dalla lista dei bisogni

Le funzioni di un sito web servono a rispondere ai bisogni degli utenti. Un modo semplice per mapparle è creare una tabella che mette in relazione bisogni e funzioni. Nel formulare le funzioni occorre tenere presente che si tratta di azioni: per essere sicuri di individuarle e formularle in modo corretto può essere una buona strategia iniziare le frasi con un verbo.

Per esempio: se uno dei bisogni individuato è “come cambiare l’indirizzo di residenza”, una funzione potrebbe essere “mostrare la lista dei servizi dell’anagrafe relativi alla residenza”.

Bisogni Funzioni
Come cambiare l’indirizzo di residenza Mostrare la lista dei servizi dell’anagrafe relativi alla residenza
Trovare gli orari di apertura al pubblico degli uffici per cambiare l’indirizzo di residenza Mostrare una vista sintetica con le informazioni di contatto dell’ufficio anagrafe

Una volta individuate le macro-funzioni per la lista dei bisogni, si può procedere con l’individuazione delle sotto-funzioni, che descrivono in maniera più puntuale le azioni che il sistema dovrà compiere per completare una macro-funzione.

Bisogni Macro-Funzioni Sotto-Funzioni
Come cambiare l’indirizzo di residenza Mostrare la lista dei servizi dell’anagrafe relativi alla residenza
  • Individua i servizi relativi all’area anagrafe
  • Seleziona i servizi dell’area anagrafe relativi alla residenza
  • Estrae i titoli dei contenuti individuati e mostra una lista in ordine alfabetico
Trovare gli orari di apertura al pubblico degli uffici per cambiare l’indirizzo di residenza Mostrare una vista sintetica con tutte le informazioni di contatto dell’ufficio anagrafe
  • Individua i contatti associati all’ufficio specificato
  • Individua gli orari associati al determinato ufficio
  • Estrae il titolo dal nome dell’ufficio selezionato e mostra una vista con tutti i contenuti

Individuare le funzioni di front end e back end

Le pagine di un sito sono i luoghi in cui le persone interagiscono con il sistema (front end); il back end è il luogo in cui è possibile gestire i contenuti, i frutti delle interazioni, e amministrare le informazioni destinate al front end. Quando si arriva alla definizione delle sotto-funzioni, come nella tabella precedente, si stanno definendo alcune azioni che si potranno compiere nel front end.

Per cominciare a delineare le funzioni del back end la domanda da porsi è: “cosa deve succedere nel back end perché nel front end sia possibile una determinata azione?”.

Bisogni Funzioni Front End Back End
Come cambiare l’indirizzo di residenza Mostrare la lista dei servizi dell’anagrafe relativi alla residenza
  • Individua i servizi relativi all’area anagrafe
  • Seleziona i servizi dell’area anagrafe relativi alla residenza
  • Estrae i titoli dei contenuti individuati e mostra una lista in ordine alfabetico
  • Permette di associare dei contenuti alla categoria anagrafe
  • Ordina in ordine alfabetico crescente i contenuti in base al titolo
Trovare gli orari di apertura al pubblico degli uffici per cambiare l’indirizzo di residenza Mostrare una vista sintetica con tutte le informazioni di contatto dell’ufficio anagrafe
  • Individua i contatti associati all’ufficio specificato
  • Individua gli orari associati al determinato ufficio
  • Estrae il titolo dal nome dell’ufficio selezionato e mostra una vista con tutti i contenuti
  • Permette di associare dei contatti all’ufficio selezionato
  • ...